Créer un annuaire sur InDesign de façon automatisée
Introduction
La création d’un annuaire est une tâche répétitive par nature : des dizaines, parfois des centaines de fiches contacts à mettre en page, toutes structurées de la même façon. Réalisée manuellement, elle mobilise un temps considérable et s’accompagne d’un risque constant d’erreurs (fautes de frappe, données manquantes, incohérences entre la source et le document final).
La solution Interactiv’ Publisher via EasyCatalog vous permet d’automatiser ce processus manuel et fastidieux pour générer des annuaires plus vite, sans sacrifier la qualité de vos supports et la créativité de vos équipes.
Pourquoi automatiser la création de votre annuaire sur InDesign ?
Dans la plupart des entreprises, lors de la création d’annuaires, les graphistes réalisent dans un premier temps différentes mises en page pour présenter les coordonnées. Puis, ils utilisent des copier-coller pour y insérer l’ensemble des données.
Cependant, cette partie implique souvent des erreurs de frappe ou de copier-coller et fait perdre beaucoup de temps lors de la relecture. Les allers-retours entre la base de données où figurent toutes les coordonnées à insérer et l’annuaire en cours de création sur InDesign se multiplient et peuvent très vite amener à des erreurs d’inattention, et même au découragement des graphistes.
L’automatisation de la mise en page sur InDesign va donc permettre d’éviter ce travail de copier-coller en le rendant automatique.
Quel est le fonctionnement de cette automatisation dans InDesign ?
Pour ce faire, il existe un plug-in d’InDesign nommé EasyCatalog. Ce dernier vous permet d’automatiser la mise en page sur InDesign et ainsi, de générer facilement des annuaires, des catalogues, des fiches produits…
Il est possible grâce à EasyCatalog de relier votre document InDesign à votre base de données où sont indiquées toutes les données (fichier Excel, ERP, PIM ou CSV par exemple). Ce lien vous permet d’insérer vos données automatiquement dans des gabarits (des mises en page, ici de coordonnées, conçues par les graphistes au préalable). Dès lors, vous pourrez générer automatiquement autant de pages d’annuaires que vous le souhaitez en quelques secondes / minutes.
Le lien créé entre votre base de données initiale et votre document InDesign est bidirectionnel. Ainsi, si vous le décidez, tout changement fait dans votre base de données peut se répercuter sur votre document InDesign. Cela fonctionne aussi dans le sens inverse, depuis votre fichier InDesign vers votre source de données.
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Quel est l’intérêt d’une telle automatisation ?
L’automatisation de vos annuaires sur InDesign présente une multitude d’avantages. En effet cette solution est très efficace, notamment pour :
- Réduire le risque d’erreurs
- Gagner du temps
- Simplifier les corrections
- Actualiser rapidement votre donnée que ce soit sur votre document InDesign ou dans votre base de données
- Faciliter la création d’autres documents …
Que faire une fois que les pages automatisables de l’annuaire sont générées ?
L’automatisation permet aux graphistes de gagner du temps par rapport à une création traditionnelle. Ils peuvent donc se concentrer ensuite sur le graphisme et l’esthétisme du document : retoucher les pages d’annuaire, réajuster éventuellement les blocs, remplir les espaces blancs avec des images, etc…
Il faudra également qu’ils insèrent les pages spécifiques de l’annuaire : par exemple, la première et dernière de couverture (qui ne sont pas automatisables).
Une fois ces étapes faites, l’annuaire est désormais fini, et pourra être actualisé très facilement et rapidement dès lors que vous le souhaiterez. En effet, en cas de mises à jour de coordonnées dans votre source de données, il suffira aux graphistes de rafraîchir leur fichier InDesign via une simple synchronisation pour mettre à jour leur annuaire.
Conclusion
La création d’un annuaire n’a pas à être synonyme de copier-coller interminables et de corrections fastidieuses. Avec EasyCatalog, la mise en page devient automatique : vos données alimentent directement vos gabarits InDesign, et chaque mise à jour se répercute en quelques secondes sur l’ensemble du document.
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Pour aller plus loin…
FAQ (Foire aux Questions)
L’outil de mise en page automatique EasyCatalog s’adapte à tous les formats d’annuaires : annuaires d’entreprise ou de groupe, annuaires professionnels sectoriels, trombinoscopes, répertoires de fournisseurs ou de partenaires, annuaires d’associations ou d’élus. Dès lors que les données sont structurées et le gabarit produits défini, l’assemblage de vos données ne prend que quelques instants, vous fournissant un annuaire fiable, à jour et à prêt à être imprimé ou partagé !
Le plug-in de mise en page automatique EasyCatalog permet d’automatiser un grand nombre de documents, y compris des annuaires. A partir du moment où ledit document intègre de nombreuses informations produits automatisables comme des argumentaires, des prix, des images, celui-ci peut être automatisé. Cela comprend donc les étiquettes, le catalogue produit, les fiches techniques ou produits, les grilles tarifaires, les rapports annuels, les annuaires, et bien d’autres, quel que soit le volume.
Tout document est automatisable mais la valeur ajoutée de l’automatisation dépend de plusieurs critères : le volume, la fréquence de mises à jour, la logique répétitive du document… Pour le savoir, faites le test directement pour découvrir en 2 minutes et en 5 questions si votre document est automatisable.
C’est l’un des atouts majeurs de l’automatisation : le lien entre la source de données et le document InDesign est bidirectionnel. Lorsqu’un contact change de poste, de numéro ou d’adresse, il suffit de mettre à jour la donnée source et de resynchroniser le fichier InDesign pour que l’annuaire soit immédiatement à jour, sans rouvrir chaque page manuellement.
C’est précisément là que ce plug-in d’automatisation démontre tout son intérêt. Générer un annuaire de 300 contacts manuellement peut représenter plusieurs jours de travail ; avec EasyCatalog, le même volume se traite en quelques minutes, avec une cohérence visuelle garantie sur l’ensemble des pages.