Automatiser ses sommaires et index avec EasyCatalog
Produisez rapidement et sans erreur un sommaire ou un index professionnel
Lorsque vous produisez vos catalogues, annuaires, ou autres documents complexes, vous passez beaucoup de temps à créer les sommaires et index de ces supports. Ces éléments de navigation sont essentiels mais leur conception est chronophage et peut être source d’erreurs.
Découvrez au fil de votre lecture en quoi l’automatisation de ces éléments de navigation via Interactiv’ Publisher-EasyCatalog peut vous faire gagner du temps et éviter les erreurs potentielles liées à des copier-coller ou à un oubli de mises à jour.
Quelle est la différence entre un sommaire et un index ?
Le sommaire (ou table des matières) reflète la structure globale du document. Il s’agit d’illustrer la façon dont vous avez découpé les informations de vos supports via des titres et une pagination dans l’ordre d’apparition.
L’index, lui, recense les termes et concepts clés dans l’ordre alphabétique avec leurs occurrences dans le document. Il permet par exemple de retrouver facilement un produit en particulier et de se rendre aux pages indiquées.
Les deux sont complémentaires et facilitent la navigation de l’utilisateur dans un document complexe intégrant beaucoup de pages et/ou de références.
Pourquoi automatiser son sommaire et son index ?
Aujourd’hui, vous concevez vos tables de matières et index manuellement ? Cela peut représenter une tâche manuelle fastidieuse, notamment pour des documents à fort volume (catalogues multi-pages, rapports annuels, documentation technique dense). Les copier-coller sont source d’erreurs et vous perdez beaucoup de temps sur les corrections. Toute mise à jour devient synonyme de perte de temps et de prise de tête.
EasyCatalog est un plug-in d’automatisation de la mise en page disponible sur InDesign. Concrètement, il s’appuie sur une source de données (PIM, ERP, CRM, Excel…) et des gabarits pour construire plusieurs centaines de pages en un clic. Cela vous permet de :
- Réduire le temps de production de vos sommaires et Index,
- Mettre à jour dynamiquement la pagination sans ressaisie manuelle
- Garantir la cohérence entre les titres, les entrées d’index et leur référence de page,
- Passer plus de temps sur la DA ou les pages stratégiques (pages produits par exemple) de vos documents marketing.
En résumé, vous passez moins de temps sur la mise en page de vos sommaires et index, longs et complexes, tout en vous assurant de fournir un rendu de qualité et sans erreur. En échange, vous passez plus de temps sur des aspects plus stratégiques de vos supports.
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Ne perdez plus des semaines sur des copier-coller chronophages. Essayez dès maintenant la mise en page automatique sur InDesign avec EasyCatalog, et sécurisez vos données produits.
L’automatisation de mise en page, comment ça marche ?
Le fonctionnement peut différer selon si on automatise un index ou un sommaire. Mais l’idée est la même : EasyCatalog prend un marquage de référence (un style de paragraphe de type Titre1, Titre2… ou un champ spécifique), puis, via une fonctionnalité disponible sur l’outil d’automatisation, l’ensemble de l’index ou du sommaire est généré en quelques instants.
Vous avez fait une mise à jour de page ou de titres ? Il suffit de regénérer le sommaire ou l’index et l’outil d’automatisation EasyCatalog prendra en compte le changement afin de mettre à jour le document.
💡Nos conseils ? Gagnez du temps en utilisant un format clair et normalisé pour vos styles de paragraphe. Documentez vos règles d’indexation avant l’automatisation (quels champs balisés ? Selon quelle logique ?).
Il existe des cas avancés sur lesquels des mises en place spécifiques peuvent être demandées comme la liaison avec un PIM ou le multilinguisme en cas de variantes linguistiques. Pour ces deux cas, prenez contact directement avec nos consultants experts EasyCatalog qui vous proposeront un échange gratuit exclusif pour aborder en profondeur votre projet de production PAO.
Conclusion : produisez vos index et sommaires deux fois plus vite avec EasyCatalog
Dans tout document complexe, index et sommaires sont indispensables pour guider le lecteur et l’aider à trouver rapidement l’information dont il a besoin. Cependant, leur production manuelle prend du temps et peut être source d’erreurs.
C’est là que le plug-in EasyCatalog peut vous faire gagner du temps en vous permettant d’automatiser une tâche stratégique et fastidieuse tout en vous assurant de garantir la fiabilité de vos index et de simplifier la pagination de vos sommaires.
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’automatisation de ces deux repères et assister à une démonstration exclusive par nos experts EasyCatalog, vous pouvez remplir le formulaire ci-joint afin d’être recontacté et d’échanger sur vos besoins 👉
Pour aller plus loin…
FAQ (Foire aux Questions)
Oui, entièrement. Niveaux de hiérarchie, typographie, tabulations, points de suite, indexation, tous ces paramètres sont configurables via les styles de paragraphe dédiés à la table des matières.
Grâce au lien bidirectionnel entre la source de données (ERP, PIM, Excel, CRM…) et la maquette PAO, chaque modification est prise en compte et synchronisée. Concrètement, cela signifie que si vous modifiez un élément sur votre maquette PAO, il sera mis à jour sur votre source de données et vice-versa. La mise à jour est semi-automatique afin de maintenir une validation humaine avant modification et de sécuriser les corrections.
La génération et la mise à jour du sommaire et de l’index au quotidien sont des opérations accessibles à tout utilisateur InDesign, il faut donc disposer d’un minimum de connaissances de base sur ce logiciel PAO.
Pour ce qui est de la configuration initiale des styles et des gabarits, elle peut nécessiter un accompagnement technique et des connaissances plus approfondies. Interactiv’ Technologies vous propose des formations certifiées Qualiopi en InDesign et EasyCatalog afin de vous donner toutes les clés pour maîtriser les différentes étapes de la conception d’un sommaire ou d’un index. Avec l’aide de nos formateurs experts en EasyCatalog, l’automatisation n’aura plus de secret pour vous ! Si nécessaire, nos équipes peuvent même les créer pour vous afin de vous permettre de vous concentrer sur d’autres sujets stratégiques.