Comment mettre à jour ses documents commerciaux grâce à EasyCatalog ?
Lors de la production de documentation sur InDesign (catalogue, fiches techniques, dépliants, etc.), vous pouvez être amenés à modifier des informations : une hausse de tarif imprévue, une rupture de stock, un changement dans un argumentaire… Ces modifications régulières imposent à vos équipes des séances de copier-coller fastidieux : un travail chronophage dont elles se passeraient bien. D’autant plus que ces saisies manuelles impliquent presque automatiquement des erreurs.
Face à ce constat, la mise en page automatique transforme radicalement la mise à jour des supports. Grâce à une liaison directe et bidirectionnelle entre vos sources d’information et vos maquettes PAO, notre solution Interactiv’ Publisher – EasyCatalog simplifie chaque étape.
📝 Sommaire – mettre à jour ses documents commerciaux
- La connexion avec votre source d’information : découvrez comment EasyCatalog s’adapte à votre écosystème existant.
- De votre base de données… à InDesign : apportez vos modifications depuis votre base de données, et reportez-les sur vos maquettes.
- De votre maquette InDesign… à votre base de données : faites remonter les ajustements directement dans votre fichier source.
- Quelques exemples concrets d’éléments à mettre à jour : visualisez le comportement de l’outil au quotidien à travers des cas concrets de modification.
1. La connexion avec votre source d’information
Avant de pouvoir mettre à jour vos données, il est essentiel de mettre en place une connexion directe entre vos informations et InDesign. Il faut pour cela créer un lien « bidirectionnel » (qui fonctionne dans les deux sens) entre votre base de données et vos maquettes sur InDesign.
Afin de simplifier cette installation, notre solution s’adapte à votre écosystème existant : elle ne vous impose pas de réorganiser l’infrastructure des données de votre entreprise. Que vos informations produits soient centralisées dans un logiciel spécifique, ou dans un tableur, la liaison avec Adobe InDesign se fait facilement et sans perte.
Voici les différents outils compatibles avec le plugin EasyCatalog :
- Vos fichiers du quotidien tels qu’un document Excel (XLS) ou CSV
- Vos différents logiciels de gestion d’entreprise (CRM, ERP, etc.)
- Le PIM/DAM Interactiv’ Database
- Les bases de données spécifiques avec des structures XML ou ODBC (MySQL, Oracle, FileMaker)
2. De votre base de données… à InDesign
Une fois que votre base de données est connectée à vos maquettes, vous pouvez commencer à effectuer des modifications. Dans la majorité des cas, vous serez amenés à mettre à jour vos maquettes depuis votre base : c’est le cas de figure le plus classique pour vos documents commerciaux et vos fiches techniques. Concrètement, l’équipe marketing modifie des informations à la source : des tarifs sont intégrés, vos descriptions produit sont ajustées, ou encore des mentions légales sont ajoutées.
Au lieu de confier à vos équipes la tâche de reporter chaque modification à la main sur votre support de vente, le plugin EasyCatalog se charge d’automatiser entièrement cette étape. En effet, il suffit de lancer une synchronisation pour avoir un aperçu des mises à jour en quelques clics. Puis, il vous reste à cliquer sur « mettre à jour l’ensemble du document », et le logiciel se charge de parcourir toutes les pages de votre document pour y injecter les nouvelles valeurs. Peu importe la nature de vos modifications, qu’il s’agisse d’ajouter de nouveaux prix, ou de modifier toutes les descriptions de vos produits, l’actualisation se fait en quelques minutes seulement.
💡 Notre astuce : Pour gagner encore plus de temps, sachez que vous n’êtes pas obligé de lancer une synchronisation globale de votre catalogue de 300 pages. L’outil vous permet de cibler vos mises à jour en choisissant d’actualiser une seule page ou un chapitre spécifique.
3. De votre maquette InDesign… à votre base de données
Bien que la mise à jour s’effectue le plus souvent depuis votre base de données vers InDesign, l’inverse peut également arriver. Lors de la relecture du document ou lorsque vos graphistes effectuent les derniers ajustements, il est souvent beaucoup plus rapide et intuitif pour vos équipes de modifier une information directement sur la maquette InDesign plutôt que depuis votre base de données. Cela leur évite d’interrompre leur travail, de quitter InDesign et de rouvrir leur logiciel de gestion ou leurs tableurs pour chercher la bonne ligne à modifier.
Comme nous l’avons vu précédemment, EasyCatalog fonctionne avec un lien bidirectionnel. Au lieu de laisser votre document graphique et votre base de données se désynchroniser, le plugin est capable de mettre à jour votre base de données. En effet, il peut détecter les changements effectués localement sur la page et se charge de faire remonter toutes ces modifications pour mettre à jour automatiquement votre fichier source, votre ERP ou votre PIM/DAM Interactiv’ Database. Ainsi, vos outils de gestion d’entreprise se mettent à jour en temps réel.
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4. Quelques exemples concrets d’éléments à mettre à jour
Maintenant que vous savez comment effectuer ces modifications dans les deux sens, voyons concrètement ce que vous pouvez actualiser sur vos supports de vente. Voici quelques situations concrètes où la fonctionnalité prend tout son sens :
- L’ajustement instantané de vos grilles tarifaires, qu’il s’agisse d’appliquer une remise, de répercuter une hausse de prix ou de basculer sur une autre devise pour vos catalogues internationaux.
- Les modifications marketing, telles que reformuler une description produit, ajouter un label de qualité ou modifier des conseils d’utilisation.
- Les données purement logistiques et techniques, comme un changement de dimensions, l’apparition d’un nouveau code-barres, etc.
- L’importation de nouvelles images produit ou d’un logo de fournisseurs dans votre DAM Interactiv’ Database : le plugin actualise automatiquement ces médias dans InDesign pour afficher le bon visuel au bon endroit.
Conclusion
Vous l’aurez compris, grâce à l’automatisation, la mise à jour de vos documents n’est plus une tâche redoutée pour vos équipes mais une simple formalité. En éliminant les allers-retours incessants, notre solution Interactiv’ Publisher – EasyCatalog sécurise l’intégralité de votre chaîne de données. Vous gagnez un temps précieux au quotidien et vos données restent fiables d’un bout à l’autre.
Prêt à automatiser la gestion de vos supports ? Contactez-nous via ce formulaire, afin que nous puissions échanger sur votre projet.
Pour aller plus loin…
FAQ (Foire aux Questions)
Non. La synchronisation ne touche qu’au contenu texte, numérique ou visuel encapsulé dans vos blocs. Vos styles de paragraphes, vos couleurs, vos polices et l’emplacement de vos éléments graphiques restent totalement intacts.
Tout à fait. C’est même l’un des principaux avantages de notre solution. Si vous possédez une base de données centrale unique (comme notre PIM Interactiv’ Database), vous pouvez y connecter un catalogue général, vos fiches techniques et vos dépliants promotionnels. Une modification sur une référence à la source pourra ainsi se répercuter sur l’ensemble de vos supports en même temps.
Le plugin est intelligent : il est tout à fait possible de configurer des règles de nettoyage en amont. Par exemple, si un produit n’a pas de prix ou de description dans votre base, le logiciel peut masquer automatiquement le bloc correspondant sur InDesign pour éviter de laisser une zone vide sur votre mise en page.