Logiciels PIM et PAO (InDesign, Quark, EasyCatalog…)
Quels liens entre ces logiciels ?
Les logiciels PIM (Product Information Management) et ceux de PAO (Publication Assistée par Ordinateur) peuvent être liés.
Découvrez dans cet article quels sont les liens entre ces outils, et en quoi un PIM peut faciliter la création de documents (catalogues, fiches produits, etc.).
Sommaire
Définition des termes
PIM
Un PIM (Product Information Management) est une base de données qui permet de centraliser l’ensemble de vos informations produits (prix, références, nom, image, argumentaire produit, etc.), pour ensuite pouvoir les enrichir et les diffuser facilement sur vos différents canaux de vente (catalogue papier, catalogue web, site e-commerce, places de marché, applications, etc.).
Un logiciel PIM présente de nombreuses fonctionnalités, et peut aussi comprendre un DAM (Digital Asset Management) qui va permettre de centraliser vos médias (images, photos, PDF, vidéos, etc.).
PAO
La PAO (Publication Assistée par Ordinateur) va permettre de créer des documents (comme des brochures, flyers, catalogues, annuaires, journaux, etc.) destinés à être diffusés voire imprimés. Parmi les logiciels de PAO, on peut citer Adobe InDesign, Microsoft Publisher, Quark, etc. Actuellement, le logiciel le plus utilisé par les graphistes pour créer des catalogues, des fiches produits, des brochures… est indéniablement Adobe InDesign, largement répandu dans le monde professionnel. Nous nous focaliserons donc sur cet outil de PAO dans cet article.
Le processus de création de documents facilité par l’automatisation
Processus habituel de création de documents
Lors de la création de documents (comme des catalogues par exemple), le graphiste a besoin de renseigner les données concernant les produits figurant dans le document. Celles-ci peuvent alors se trouver dans l’ancien catalogue, la tête d’un collègue, un Excel, un PIM, un ERP, un logiciel interne, sur le site Internet etc. Le graphiste s’occupe alors de saisir ou de copier-coller la donnée dans des mises en page qu’il a faites sur le logiciel de PAO (le plus souvent InDesign donc).
Pour gagner du temps, ce travail de renseignement d’informations peut être automatisé : il est en effet possible, de lier les données produits renseignées dans le PIM (ou dans toute autre source de données, comme un Excel par exemple) directement au logiciel de mise en page InDesign. Cela nécessite d’avoir le plug-in d’automatisation dans InDesign, appelé EasyCatalog.
L’automatisation dans InDesign avec EasyCatalog
EasyCatalog permet de lier votre mise en page InDesign à votre base de données produits, comme par exemple votre PIM, votre ERP, votre fichier Excel, votre logiciel interne etc.
Ce lien entre votre source de données et InDesign permet d’automatiser le processus et d’incrémenter les informations sur les produits de votre source de données directement dans InDesign. Cela correspond à l’équivalent du publipostage, mais cette fois-ci avec des données produits, dans InDesign, et avec de multiples options qui permettent de faire diverses mises en pages dans lesquelles les données vont venir s’ajouter automatiquement en quelques clics, générant ainsi des dizaines voire des centaines de pages. Ce procédé facilite grandement la création de documents.
Le lien établi entre InDesign et votre source de données est bidirectionnel : les modifications faites dans votre source de données se répercutent sur InDesign, et inversement, les changements effectués dans InDesign peuvent être répercutés dans votre source de données. Grâce à ce lien bidirectionnel, il est possible de faire des modifications de dernière minute, à la fois dans votre source de données et/ou dans InDesign.
Les avantages de ce lien entre votre source de données et votre document InDesign sont nombreux : vous réduisez le risque d’erreurs ; vous gagnez du temps de façon considérable et vous pouvez vous consacrer davantage au graphisme qu’à la saisie de données ; les phases de relecture sont beaucoup plus rapides et simplifiées ; la création d’autres documents est également facilitée ; les actualisations et changements de dernière minute sont possibles et très rapides etc.
Quels liens entre le PIM et la PAO ? En quoi la création de documents va pouvoir être facilitée par le PIM ?
PIM et EasyCatalog : 2 outils totalement indépendants qui peuvent fonctionner ensemble
Cette liaison via EasyCatalog peut se faire entre votre base de données produits PIM et InDesign. En effet, il est possible d’exporter les données produits centralisées dans le PIM via différents systèmes d’exports (CSV, Excel, connexion ODBC, flux XML, etc.). Ces exports vont pouvoir être utilisés en PAO sur InDesign via EasyCatalog.
La base de données PIM et le plug-in d’InDesign EasyCatalog sont totalement indépendants : il est possible d’avoir un logiciel PIM et de ne pas avoir EasyCatalog pour la création de ses documents, et inversement.
Par exemple, étant donné que le logiciel PIM centralise vos données produits et les diffuse sur différents canaux de vente, il se peut que vous utilisiez le PIM, non pas pour la création de documents, mais pour une autre raison (diffusion d’informations produits en temps réel sur vos applications et votre site e-commerce ; centralisation de vos données produits ; ou toute autre raison que vous pouvez découvrir dans ce livre blanc « 20 raisons d’acquérir un logiciel PIM et 3 raisons de ne pas le faire » ….). Il est donc possible d’avoir un logiciel PIM, et de ne pas avoir le plug-in d’automatisation EasyCatalog, d’autant plus si, par exemple, vous confiez la réalisation de vos documents à des prestataires externes.
A l’inverse, vous pouvez très bien avoir EasyCatalog sur InDesign pour créer vos documents sans pour autant avoir de PIM, étant donné qu’EasyCatalog lie InDesign à une source de données qui peut être un ERP, un fichier CSV, un fichier Excel, etc.
PIM et EasyCatalog : un duo qui facilite grandement la création de documents
Souvent, les entreprises qui possèdent EasyCatalog ressentent le besoin d’acquérir un PIM ; et inversement, les sociétés qui utilisent un PIM et qui souhaitent réaliser eux-mêmes leurs catalogues et fiches produits, peuvent utiliser le plug-in EasyCatalog pour faciliter la conception de leurs documents.
En effet, lorsque vous possédez déjà soit EasyCatalog soit un PIM, alors cela signifie que vous avez déjà mis en place un processus assez normé pour le renseignement de vos données produits / pour la création de vos documents. Le couple PIM – EasyCatalog fonctionne très bien, car ces 2 logiciels permettent de cadrer davantage le processus de création de documents, de diminuer le risque d’erreurs et de coquilles.
Vous pourriez penser « Pourquoi ne pas me contenter d’utiliser un fichier Excel contenant mes données produits, et le lier à InDesign via EasyCatalog ? ». Cela peut effectivement très bien fonctionner. Cependant, les limites d’Excel apparaissent rapidement dès lors qu’il y a de nombreuses données produits, de nombreux fichiers médias et images rattachés aux produits, de nombreuses personnes qui éditent les données, de nombreux catalogues et publications à créer. En effet, le mode collaboratif et le contrôle des modifications deviennent difficiles avec l’utilisation d’un fichier Excel.
De plus, pour les catalogues qu’il faut décliner en plusieurs langues, le duo PIM – EasyCatalog fonctionne également très bien : il vous suffira de reprendre les mêmes mises en pages de produits que vous aurez déjà paramétrées dans InDesign, de « tagguer » les caractéristiques produits de l’autre langue, et d’incrémenter directement grâce à EasyCatalog les données présentes dans votre PIM dans l’autre langue pour créer très rapidement d’autres catalogues.
Les outils chez Interactiv’ Technologies
Interactiv’ Technologies peut vous fournir un logiciel PIM et/ou le plug-in d’automatisation EasyCatalog. Vous pouvez très bien acquérir l’un des deux outils, et décider ultérieurement si vous souhaitez également avoir le deuxième.
Que vous soyez intéressé(e) par l’acquisition d’un logiciel PIM et/ou d’EasyCatalog, ou que vous ayez des questions à ce sujet, nous vous invitons à nous contacter.
