Les 6 principales raisons d’acquérir un logiciel PIM

Le PIM (Product Information Management), ou GIP (Gestion de l’Information Produit) en français, est un logiciel qui permet de centraliser l’ensemble de vos données produits, de les enrichir et de les diffuser facilement sur vos différents canaux de vente (site(s) web, site(s) e-commerce, application(s), place(s) de marché, catalogue(s) papier, catalogue(s) numérique(s)…).

Dans une société toujours plus digitalisée et interconnectée, le PIM est devenu un logiciel phare, de plus en plus répandu dans les entreprises.

Pourquoi un tel intérêt pour ce type de logiciels ? Quels sont les 6 avantages principaux d’un PIM ? C’est ce que vous allez découvrir dans cet article.

1. Un PIM pour centraliser vos données produits

Un PIM permet de centraliser vos données produits en un seul et même endroit, dans votre propre base de données, qu’il s’agisse de vos données marketing et commerciales (descriptions, prix, argumentaires, références…) ou de vos données logistiques (taille du lot, code de gestion de l’article, code EAN…).

Avoir recours à un PIM vous permet donc de limiter le nombre de sources d’informations et de fichiers de vos données. Ainsi, vous pouvez regrouper toutes vos données produits en un endroit dans une solution logicielle PIM (sachez cependant que le PIM n’est pas incompatible avec un ERP puisque la plupart des entreprises choisissent d’associer leur ERP à un logiciel PIM pour compléter avec des informations davantage Marketing et Commerciales).

Par conséquent, l’usage du PIM élimine les inconvénients liés à la multiplication des sources de données tels que :

• le fait de ne pas savoir où chercher les données produits,
• les risques de prendre une mauvaise version de fichier Excel ou d’accéder à des données produits qui ne seraient pas à jour,
• les doublons de sources de données,
• les écrasements de sauvegarde lorsqu’on travaille à plusieurs sur un même fichier Excel,
• l’impossibilité de retracer le parcours des modifications faites sur des données
• etc.

De plus, un grand nombre de PIM comportent un module DAM (Digital Asset Management) qui fait office de médiathèque. Cela vous permet de centraliser également vos médias et de gérer leur rangement, leur format, leur extension, les métadonnées qui y sont rattachées, ainsi que leur diffusion.

2. Un PIM pour diffuser facilement des données produits à jour sur vos canaux de vente

Grâce à la classification de vos données produits rendue possible au sein du PIM, les données peuvent être regroupées par canal de vente / diffusion (Print, catalogue en ligne, site web, place de marché…) et peuvent être différentes selon le canal. En effet, pour un même produit, vous pouvez affecter dans votre PIM des valeurs d’attributs qui diffèrent selon le canal de diffusion : par exemple, vous pouvez renseigner pour un même produit un argumentaire produit assez long pour votre site e-commerce, et un argumentaire produit cette fois-ci plus court pour votre catalogue (étant donné que sur un catalogue, la place allouée à chaque produit est restreinte).

De plus, il est possible de différencier l’apparition des produits dans les canaux, et de faire en sorte que tel ou tel produit soit présent dans un canal et absent dans un autre.

Par ailleurs, vous pouvez relier directement votre PIM à vos différents canaux de diffusion (via des exports, des flux de données ou des connecteurs). Cela vous permet d’avoir une source de données unique pour tous vos supports (avec des données qui diffèrent selon le canal), de pouvoir modifier vos informations produits directement dans votre outil unique de gestion d’informations produits, et de mettre à jour très facilement vos données sur vos différents canaux, puisque les modifications faites dans le PIM pourront être répercutées directement sur les canaux de diffusion. Ainsi, vos données sont facilement et rapidement mises à jour.

3. Un PIM pour travailler en équipe sur des mêmes données produits

La base de données produits PIM est collaborative, et peut être utilisée par les utilisateurs que vous renseignerez (collaborateurs du service Marketing, du service Commercial, Direction, Fournisseurs, etc.).

Il est possible d’affecter des rôles spécifiques à chaque utilisateur / service de votre entreprise. Vous pouvez alors donner des droits de visualisation et/ou de modification selon les utilisateurs / rôles : par exemple, le service marketing peut visualiser et modifier les caractéristiques marketing des produits, les fournisseurs ne peuvent avoir accès qu’aux gammes qu’ils vendent, etc.

Grâce à ces paramètres, la collaboration est plus aisée, plus rapide et limite le risque d’erreur. Vous créez ainsi une base de données complète et homogène, et gagnez en réactivité.

De nombreux PIM existent sous forme de logiciel SaaS. Ce type de solutions vous permet d’avoir accès à votre base de données grâce à une connexion web, directement dans votre navigateur, via un système d’identification et de mot de passe. Vous pouvez donc accéder à la plateforme n’importe quand, n’importe où et depuis tout support.

Si vous aviez l’habitude d’utiliser des fichiers Excel ou CSV, l’utilisation d’une base collaborative est d’autant plus pertinente. En effet, grâce au PIM, il n’y a plus besoin d’avertir votre équipe de l’ouverture et de la modification du fichier Excel ; les problèmes d’enregistrement et de perte de données potentielles dans un fichier Excel / CSV sont également résolus.

4. Un PIM pour réduire le risque d’erreurs

Dans un PIM, de nombreux paramétrages et fonctionnalités vous permettent de limiter les erreurs. Voici les principaux :

• Vous pouvez normer vos données. Par exemple, vous avez la possibilité de paramétrer les spécificités de chaque champ (texte, date…) et d’y ajouter des règles (nombre de caractères maximal, caractères devant être uniquement des majuscules, etc.) afin que seules des données conformes à ces critères puissent y être inscrites.
• Concernant l’accès et la modification, seules les personnes autorisées peuvent modifier la donnée, et ce, dans un cadre normé grâce au paramétrage par utilisateur et par rôle que vous définissez. Par exemple, les fournisseurs peuvent uniquement modifier les produits qu’ils vous vendent si vous le paramétrez ainsi.
• Si une erreur venait à être faite, l’historique des modifications vous garantit de savoir quand et comment l’erreur a été commise et vous permet un retour à une version antérieure.
• Pour une étape de vérification supplémentaire, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de « workflow » ou « flux de validation », pour sécuriser les modifications dans votre base de données. Cela aura pour effet d’appliquer un système de vérification et de validation par un autre utilisateur / rôle. Par exemple : un utilisateur soumet une modification ; celle-ci ne sera pas appliquée tant qu’un second utilisateur défini ne l’aura pas validée.

5. Un PIM pour gérer facilement vos contenus multilingues

Vous pouvez gérer vos traductions directement dans le PIM.

Vous paramétrez les différents attributs à renseigner dans votre base de données comme étant « traduisibles » et facilitez ainsi l’intégration de vos contenus multilingues : par exemple, pour un même attribut « description », vous pourrez affecter une valeur différente selon la langue (une description en anglais par exemple, et une description en français). Vos données dans les différentes langues seront donc classées séparément, au sein du même produit.

6. Un PIM pour générer des fiches techniques / fiches produits… directement dans le logiciel

Un outil de création de PDF est intégré dans de nombreux PIM. Vous pouvez ainsi créer des PDF sur-mesure, en appelant des champs de données (les attributs des produits) et en les personnalisant graphiquement. Grâce à la création de PDF, la génération de fiches techniques, fiches produits, et autres documents concis liés aux données produits est facilitée.

De plus, les données étant issues directement de votre PIM, vous êtes sûr de générer des documents à jour. Vous pouvez alors ajouter ces PDF générés sur votre site Internet, les envoyer par mail, les mettre en annexe d’une publication, les partager avec le service commercial, les imprimer etc.